¿Qué es un anteproyecto?

EL ANTEPROYECTO

Cuando hablamos de anteproyecto nos referiremos a un documento que formaliza la planificación de un proyecto. Este documento cumple con varios objetivos:

- Demostrar que hay una necesidad o bien una oportunidad para la organización;

- Demostrar que hay una situación propuesta que soluciona dicha necesidad o que responde a las nuevas oportunidades;· Demostrar que es viable pasar de la situación actual a la propuesta; y,

- Demostrar que hay un plan de acción concreto que conduce desde la situación actual a la propuesta.

El anteproyecto es un documento, tiene la particularidad de modelar y simular al mismo tiempo. Modela en el sentido que detalla el comportamiento actual de los procesos que se verán afectados por el proyecto. Simula, desde dos perspectivas: El desarrollo del proyecto, es decir, proyecta cada etapa y actividad del mismo, y sobre los procesos, detallando su comportamiento futuro.

Al realizar un anteproyecto se busca evitar el fracaso del proyecto asociado. El Anteproyecto no garantiza en un 100% el éxito del proyecto, recordemos que es un modelo y como tal no es isomórfico de la realidad.

Para realizar el anteproyecto se dedica tiempo y recursos, pero resulta preferible invertir en ello antes que perder una gran inversión.

Pensemos en los fabricantes de automóviles, éstos trabajan con modelos a escalas, invierten en ello de modo de evitar accidentes con consecuencias para las personas y para la propia empresa.

Un anteproyecto debe ser evaluado por un comité de proyectos que se encarga de analizar su contenido y de aprobar el desarrollo del proyecto asociado.

En el ámbito de los proyectos informáticos, el comité de proyectos recibe por nombre comité de informática.

El comité de proyectos se compone de ejecutivos de una organización que se reúnen periódicamente (semanalmente, quincenalmente, mensualmente) a evaluar distintas proposiciones de proyecto. Si la evaluación es positiva se da curso al proyecto, si no lo es se rechaza, en algunos casos se solicita la reformulación del proyecto.

Puesto que las personas que componen el anteproyecto se reúnen sólo para evaluar proyectos y puesto que el tiempo que le dedican a la evaluación es reducido, el anteproyecto que se genera debe ser fácil de comprender y de leer, en síntesis: Claro, Preciso y Conciso. Ello no significa que sea un documento con un trabajo de base débil, todo lo contrario, el trabajo, que puede durar un mes o más (dependiendo el tipo de proyecto), puede ser amplio, en cambio los resultados deben ser resumidos. Este último punto le entrega un cierto grado de complejidad a la construcción del anteproyecto.

Los siguientes elementos componen el documento anteproyecto:

·         SITUACIÓN ACTUAL: Análisis del ámbito del problema o de la situación sobre la cual se pueden obtener mayores beneficios.

·         SITUACIÓN PROPUESTA: Escenario futuro al que se pretende llegar con la realización del nuevo proyecto.

·         ESTUDIO DE FACTIBILIDAD: Demostrar que es viable pasar de la situación actual a la propuesta.

·         PLANIFICACIÓN: Detallar los pasos necesarios que permitan el desarrollo del proyecto, incluyendo recursos humanos y técnicos.

Elementos que componen el anteproyecto. Situación Actual

Conocer la situación actual  

Al enfrentar la situación actual desde la perspectiva del anteproyecto, debemos identificar el ámbito sobre el que se desenvolverá el proyecto, es decir, cuáles son los procesos que forman parte de la situación problema o bien desde los cuales se pueden generar nuevas oportunidades para la Organización.

Al realizar el análisis de la situación actual interesa:

·         Identificar el ámbito del problema, definir un marco operativo en el que se desenvuelven los procesos que se desean analizar y por otro lado identificar elementos que forman parte del ambiente;

·         Identificar los procesos que operan al interior del marco operativo. Por cada proceso interesa detallar: Objetivo, Flujos de Entrada/Salida, Recursos Humanos, Tecnología, Infraestructura y Reglas de Proceso (en términos generales);

·         Identificar relaciones entre los distintos procesos;

·         Identificar la tecnología actual sobre la que se desenvuelven los procesos. Esto interesa para evaluar futuras conversiones de datos o bien para la reutilización de componentes tecnológicos existentes.

Al entender con mayor claridad la situación actual, se tiene mayor certeza respecto a los problemas o bien las oportunidades que hay que aprovechar. De

hecho a través de este estudio se puede descartar la existencia de problemas o la inexistencia de espacios para nuevas oportunidades. Si esto último ocurriese, desde ya el estudio tiene resultados positivos. En caso contrario, se realiza un análisis crítico de la situación actual que no tiene otro objetivo que demostrar la necesidad del cambio. En el anteproyecto, dicho análisis crítico se realiza por medio de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

Técnicas de revisión de la situación actual  

Existen varias técnicas:

·         Investigación preliminar. Consiste en recolectar documentación existente. Aunque es un buen punto de partida, no siempre los antecedentes que se encuentran responden a hechos siempre válidos, por ende todos deben ser validados;

·         Cuestionarios. Se utilizan cuando se desea obtener información desde muchas fuentes. Un cuestionario considera respuestas del tipo estructuradas y no siempre se asegura la legitimidad de las respuestas de los encuestados.

·         Entrevistas. Es la técnica que se utiliza por excelencia, permite a los analistas acercarse a los problemas y demostrarlos in situ.

·         Las entrevistas corresponden a reuniones de trabajo que realizan analistas con personas involucradas en los proyectos. Aunque la experiencia es la gran receta al enfrentar las entrevistas hay varios puntos que deben ser tomados en cuenta:

·         Hay requisitos preliminares. Resulta recomendable realizar investigaciones preliminares que ayuden a establecer pautas de comportamiento inicial que pueden ser validadas.

·         A quién entrevistar. Es fundamental partir entrevistando a personas con una visión amplia, global de los procesos, y no en aquellas personas que tienen una visión parcial o individual de los procesos. Una vez que se ha comprendido la globalidad, será posible descender a niveles de detalle, si y sólo sí es estrictamente necesario.

·               Cuál es el resultado de una entrevista. Sea cual sea la entrevista, es necesaria su formalización, ello se realiza en actas o minutas de reunión. En un acta o minuta de reunión se establecen con claridad: Solicitudes, Compromisos y Acuerdos, entre los asistentes a la reunión.

·               Consideraciones importantes al enfrentar una entrevista:

o      Preparación. Toda reunión debe ser debidamente planificada: Invitados, objetivos o temas a tratar, lugar y fecha de reunión.

o      Durante la reunión. Puntualidad, postura frente al resto de los asistentes, uso de un lenguaje adecuado, organización de la reunión (no puede escaparse de las manos).

Análisis crítico situación actual. El Análisis FODA  

En el anteproyecto no se persigue generar un manual de procedimientos respecto a la oper459atoria actual. En el documento a generar sólo se necesita describir, en términos generales, la funcionalidad actual y, ojalá utilizar esquemas representativos. Este punto ayudará a los ejecutivos del comité de proyectos a entender con mayor precisión el problema y poder tomar decisiones con más argumentos.

Una vez que los analistas han comprendido la funcionalidad de la situación actual, se encuentran en condiciones de realizar un análisis crítico de la misma. Aunque para efectos del anteproyecto, ésta se realiza a través de un análisis FODA es necesario realizar un paso previo que permita la construcción del respectivo FODA.

El análisis crítico de la situación actual se realiza desde cuatro perspectivas: CAPACIDAD, COMPLEJIDAD, GESTIÓN/CONTROL y SEGURIDAD.

Cuando se realiza un análisis desde la perspectiva de la capacidad se identifican los procesos que conforman la realidad en estudio y se establece si estos cumplen o no con los objetivos asignados, y de hacerlo, en qué forma, considerando aspectos tales como: costos, tiempos, cuellos de botella, etc.

Al analizar la complejidad se establece la redundancia o carencia de procesos que cumplan con determinada funcionalidad.

Al revisar la Gestión/Control se establece si los procesos proveen o no de la información necesaria para los procesos de toma de decisión.

Por último, a través de la seguridad se establece cual es la certeza de que los procesos cumplan o no con sus objetivos.

Una vez que el analista ha realizado el análisis crítico detallado anteriormente, procede a resumir cada uno de los puntos descritos en el respectivo análisis FODA.

No debemos olvidar que el anteproyecto es un documento que debe ser claro, preciso y conciso, por ende la formulación del anteproyecto debe cumplir con este requisito.

Debe quedar claro que se está estableciendo el análisis crítico de la situación actual y aquí nada tiene que ver la situación propuesta.

Fortalezas
Toda realidad, independiente de cuántos problemas acarreé, tiene aspectos que son positivos. Muchas veces los recursos humanos existentes son los que permiten la viabilidad de la situación actual. De cualquier modo puede que el mismo proceso actual esté en equilibrio para determinadas situaciones y en tal caso ello es una fortaleza.

Oportunidades
Aunque hablar de oportunidades es hablar del futuro, se refiere a qué posibilidades de desarrollo hay en el futuro en caso de permanecer en las mismas condiciones actuales.

Debilidades
Se refiere a los defectos que se detectan en la realidad actual

Amenazas
En caso de mantener las mismas características de la situación actual, qué riesgos implícitos se esperan para el futuro.

El análisis FODA debe ser fácilmente digerible por los representantes del comité de proyectos, es por ello que su presentación se realiza a través del esquema TITULAR-DETALLE, tal como lo hacen los periódicos.

A modo de ejemplo:
DEBILIDAD
Detallar problema 1 y su consecuencia
Detalle de problema
Detalle de problema
Detalle de problema
Detallar problema 2 y su consecuencia
Detalle de problema
Detalle de problema
Detalle de problema

Es muy probable que el lector sólo lea los titulares y sólo en caso de requerir mayor información leer el detalle de cada "noticia".

Un ejemplo práctico:

Debilidades proceso actual de inscripción de asignaturas

El ingreso manual de las solicitudes de inscripción de asignaturas de los alumnos puede provocar errores de digitación y por ende la asignación incompleta de la carga solicitada.

Los alumnos al solicitar la inscripción de asignaturas llenan un formulario en el cual detallan la carga deseada. Este documento es entregado a las respectivas secretarias de escuelas quienes, posteriormente, entregan los antecedentes para su digitación.

La inscripción manual no permite controlar topes de horario de obligan a los alumnos a renunciar con posterioridad a dichas cátedras.

Los alumnos que no mantienen un nivel parejo inscriben asignaturas con topes de horario lo que finalmente redunda en su rendimiento académico o bien en constantes eliminaciones de ramos a mitad de semestre.

Si te das cuenta, probablemente el ejecutivo del comité sólo se limitará a analizar los titulares y en caso de que corresponda el detalle respectivo.

Elementos que componen el anteproyecto. Situación Propuesta y Estudio de Factibilidad

Una vez que se ha comprendido cabalmente la funcionalidad de la situación actual y se ha realizado un análisis crítico que corrobore la necesidad del cambio, es el momento de establecer cual será el escenario futuro al que se desea llegar.

El escenario futuro corresponde a la situación propuesta. Para efectos del anteproyecto sólo interesa describirla aunque se debe tener claridad de cómo llegar a ella, en otras palabras el escenario futuro debe ser viable.

Interesa para el anteproyecto, describir cómo es la situación propuesta y no detallar cómo se llega a ella (pese a que el equipo que desarrolla el anteproyecto debe tener claridad al respecto). El lector del anteproyecto podrá comparar la definición actual con la futura y sacar sus propias conclusiones.

Es importante que el escenario propuesto detalle cómo se enfrentan las debilidades y amenazas que fueron descritas en la situación actual.

Resulta ideal que se pueda realizar un análisis comparativo entre la situación actual y propuesta. Dicho análisis debe contemplar cambios estructurales en los procesos, es decir, en cuanto a la forma de hacer las cosas. Muchas veces el escenario propuesto radica en la automatización de procedimientos manuales, en tal caso es muy probable que el equilibrio de los procesos se pierda. En otros casos el escenario propuesto sólo consiste en un cambio de plataforma tecnológica, lo que se traduce en una conversión de sistemas.

Al enfrentar la situación propuesta, los analistas promueven el escenario propuesto en reuniones de trabajo. Es importante consignar que es este el momento en el cual se piensa en términos del futuro. Las reuniones anteriores servían para conocer y sentar las bases de lo que se propondrá en el futuro. Ofrecer soluciones en verde, sin un conocimiento real de la situación actual, puede ser contraproducente.

Uno de los mayores problemas que se presentan en los proyectos informáticos es definir con claridad su término. Muchos conflictos se han generado por disputas entre desarrolladores de Sistemas Informáticos y receptores de los mismos.

Al definir un proyecto debe establecerse con claridad qué se hace y qué no está contemplado en el mismo. Con lo anterior se evitan disputas que se producen cuando el proyecto está a punto de finalizar.

Definir un criterio de término, en esta etapa, significa definir con claridad qué se desea hacer y sin ambigüedades. Hay sistemas informáticos que pueden confundir, un Sistema Contable, por ejemplo, puede ser tan simple como aquel que recepciona comprobantes manuales y los contabiliza o tan complejo como aquel que realiza contabilizaciones automáticas cada vez que un evento ocurre.

Estudio de Factibilidad: Técnica, Económica y Operativa.